La définition, en clair
L’avoir est une facture à l’envers. Il ne crée pas une dette, il en efface une partie. Dans une PME, il arrive le plus souvent après un écart à la livraison, quand le fournisseur reconnaît qu’il a facturé ce qu’il n’a pas livré, ou pas livré comme prévu.
| Ce qui déclenche un avoir | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Marchandise retournée ou refusée au quai | Annule les lignes concernées |
| Non-conformité acceptée sous dérogation | Réduit le prix, souvent d’un pourcentage |
| Manquant facturé | Retire ce qui n’a jamais été livré |
| Erreur de prix ou de quantité sur la facture | Corrige l’écart |
| Remise ou ristourne accordée après la facture | Rend une partie du montant |
Un avoir en bonne forme reprend le numéro et la date de la facture qu’il corrige, les lignes concernées, les montants hors taxes, la TVA et le total. C’est ce qui permet de le rapprocher de la facture d’origine, et de savoir ce qui reste réellement à payer.
Pourquoi il vous coûte de l’argent
L’avoir coûte de l’argent de deux façons, et aucune ne se voit dans les comptes.
La première, c’est l’avoir promis qui n’arrive jamais. Le commercial dit au téléphone « on vous fait un avoir », la facture d’origine arrive au complet et part en paiement à l’échéance. Trois semaines plus tard, personne ne sait plus quand l’appel a eu lieu, ni pour combien. Sans pièce écrite à opposer, la réclamation s’éteint d’elle-même.
La seconde, c’est l’avoir reçu mais jamais déduit. Un avoir n’est pas encore de l’argent revenu : il faut l’imputer sur un paiement, ou demander le remboursement. Un avoir rangé dans un dossier sans être rapproché devient une somme que le fournisseur vous doit sans que personne ne la lui réclame, et l’on s’en aperçoit, au mieux, à la clôture des comptes.
Comment on le suit sans y passer ses soirées
Il suffit de traiter l’avoir comme la fin d’une histoire qui commence sur le quai : une non-conformité écrite le jour même, une demande datée, puis l’avoir qui la ferme. C’est ce que fait le kit présenté dans l’article sur la fiche de non-conformité fournisseur, où chaque fiche reste ouverte, avec son reste à récupérer, tant que l’avoir n’est pas arrivé. Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, installe un agent qui relie chaque avoir à sa facture et à sa non-conformité, relance quand il tarde et vérifie qu’il est bien déduit du paiement suivant. La façon dont l’installation se déroule est sur la page offre.