Le modèle, tout de suite
Vous cherchez un modèle de bon de livraison Excel, le voici. Trois onglets, prêts à servir. Le bon de livraison lui-même, quantité commandée et quantité livrée côte à côte, l’écart calculé ligne à ligne, une zone de réserves et les deux signatures. Un registre des livraisons, où la date limite des réserves transporteur se calcule seule, 3 jours après la réception. Et un mode d’emploi d’une page.
Il est à vous, sans condition. La suite vous montre comment le remplir, et surtout ce qui se joue dans les minutes où le chauffeur attend la signature, c’est là que l’argent passe ou reste.
Ce que votre bon de livraison doit contenir
Le bon de commande dit ce que vous avez commandé. Le bon de livraison dit ce qui est physiquement entré chez vous. Entre les deux, il y a l’écart, et l’écart, c’est de la marge. Chaque mention du document sert ce contrôle.
| Mention | Pourquoi elle compte |
|---|---|
| Numéro du BL, et le numéro du BC qu’il solde | Relie la livraison à la commande, puis à la facture |
| Date et lieu de livraison | Le point de départ du délai de réserves |
| Vos coordonnées, celles du fournisseur, le transporteur s’il y en a un | Qui livre, qui reçoit, contre qui réclamer |
| Détail des lignes, référence, quantité commandée, quantité livrée | Le contrôle se fait ligne à ligne, pas au jugé |
| Colonne écart | L’écart se voit à la réception, pas trois semaines après sur la facture |
| Zone de réserves | Votre protection en cas de manquant ou de casse, voir plus bas |
| Signatures du livreur et du réceptionnaire | La preuve de ce qui est entré, opposable des deux côtés |
La plupart des modèles gratuits qui circulent n’ont qu’une colonne de quantité. C’est le détail qui tue le contrôle, sans la quantité commandée en face, personne ne voit le manquant au moment où il est encore réclamable.
Sur les distributions humanitaires, le camion se déchargeait sac par sac, quelqu’un comptait à voix haute, et le chauffeur ne repartait pas avant que le bon soit signé des deux côtés. J’ai vu des écarts se régler en dix minutes sur le quai, parce qu’ils étaient écrits, comptés, signés. Le même écart découvert une semaine plus tard n’existait plus pour personne.
Compter d’abord, signer ensuite
La scène se joue pareil dans toutes les PME. Le chauffeur est pressé, la palette est filmée, on signe « pour ne pas le retenir » et on vérifiera plus tard. Sauf que votre signature sans réserves vaut acceptation de ce qui est livré, en quantité et en état apparent. Plus tard, c’est trop tard.
Et le délai est plus court qu’on ne croit. Quand un transporteur a livré, l’article L133-3 du Code de commerce vous laisse 3 jours pour lui confirmer des réserves motivées, par lettre recommandée. Passé ce délai, votre recours contre lui s’éteint. Trois jours, dont on ne découvre l’existence, en général, que la première fois qu’on les a dépassés.
D’où les réserves à la livraison écrites au moment même, précises, chiffrées, sur le bon que le chauffeur remporte signé. « Sous réserve de déballage » ne protège rien, c’est une formule de style que les tribunaux écartent. « 2 cartons manquants sur la ligne 3 » protège.
Les trois réflexes que le modèle installe
- Compter d’abord, signer ensuite. Le contrôle se fait ligne à ligne, le BL dans une main, le bon de commande dans l’autre. Le modèle met les deux quantités côte à côte et calcule l’écart, la ligne qui ne tombe pas à zéro se voit immédiatement.
- Des réserves qui protègent vraiment. Précises, chiffrées, écrites sur le bon avant que le chauffeur reparte. Le registre calcule la date limite des 3 jours pour la confirmation au transporteur, tant qu’elle n’est pas passée, la ligne vous le rappelle.
- Un registre, pas un classeur qui dort. Chaque livraison entre dans l’onglet Registre avec son numéro de commande. C’est lui qui alimente le rapprochement quand la facture arrive, le BL introuvable est un écart qu’on paie sans le voir.
Là où le modèle s’arrête, et où vos heures commencent
Soyons francs, remplir un bon de livraison prend deux minutes avec un bon modèle. Le coût est ailleurs, dans la discipline que la réception demande chaque jour, et dans ce qui se passe après. Le BL doit retrouver son bon de commande, la facture doit être comparée aux deux, et le moindre manquant doit devenir une réclamation avant de devenir une perte. C’est exactement la chaîne que je détaille dans le rapprochement facture, BC, BL, et dans le suivi des bons de commande sur Excel, ce travail manuel pèse 15 à 20 heures par semaine dans une PME qui commande régulièrement.
Quand ce volume dépasse ce qu’une personne peut surveiller de tête, la réponse n’est pas un ERP. Un agent posé sur vos outils lit les bons de livraison, les rapproche des commandes et des factures, et ne vous remonte que les écarts, pendant que vos réceptions continuent sur le même modèle Excel. C’est le métier de Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, et la façon dont je l’installe est dans l’offre.
Commencez par le début, le modèle est à vous. Mettez les deux quantités côte à côte, formez tous ceux qui réceptionnent à compter avant de signer, et vos prochains écarts se régleront sur le quai, pas dans un litige.
Le document jumeau existe aussi, le modèle de bon de commande Excel, même famille, même numérotation, c’est lui qui donne au BL sa quantité commandée de référence.