Le samedi de l’inventaire
Vous connaissez la scène. Un samedi de fin décembre, l’entreprise est fermée, toute l’équipe est là, avec des listes imprimées et des stylos. On compte. À midi, deux personnes ont compté la même allée et personne ne compte celle du fond. À seize heures, on trouve 38 là où le fichier dit 52. On corrige le fichier, on rentre chez soi.
Onze mois plus tard, l’écart est revenu. Souvent au même endroit.
Ce n’est pas que vous comptez mal. C’est que l’inventaire annuel répond à une question comptable, combien vaut mon stock au 31 décembre, et pas du tout à la question qui vous intéresse, pourquoi mon fichier ment. Cet article répond à la seconde.
Ce que la loi impose vraiment
Beaucoup de dirigeants croient devoir fermer trois jours en fin d’année. Le texte est plus souple que la coutume.
L’article L123-12 du Code de commerce impose de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments d’actif et de passif. C’est tout.
| Ce que la loi impose | Ce qu’elle n’impose pas |
|---|---|
| Un contrôle physique au moins tous les 12 mois | De tout compter le même jour |
| Couvrir l’ensemble du patrimoine | De fermer l’entreprise |
| Une valorisation du stock | Une date précise dans l’année |
| Conserver les pièces 10 ans (L123-22) | Une méthode de comptage particulière |
Autrement dit, un inventaire étalé sur l’année, référence par référence, satisfait parfaitement l’obligation dès lors que tout est couvert sur douze mois. C’est ce qu’on appelle l’inventaire tournant, et j’y reviens plus bas.
Comment faire un inventaire, la méthode en cinq temps
Voici la procédure telle que je la déroule. Elle vaut pour un comptage complet comme pour un comptage partiel.
- Geler les mouvements. Pendant le comptage d’une zone, plus rien n’entre et plus rien ne sort de cette zone. Si une expédition part quand même, elle se note sur une feuille à part, et elle se réintègre après. La plupart des écarts inexplicables viennent de là.
- Imprimer la feuille de comptage sans les quantités théoriques. C’est le point le plus important de cette page. Si le compteur lit 40 en face de la référence, il trouvera 40. Le fichier ne se révèle qu’à l’étape 4.
- Compter par emplacement, pas par référence, et à deux. On suit le rayonnage physiquement, de gauche à droite, de haut en bas. Une personne compte, l’autre écrit. Une référence rangée à deux endroits se compte deux fois et s’additionne, à condition que la feuille suive les emplacements et pas la liste alphabétique du logiciel.
- Comparer, puis expliquer chaque écart avant de corriger. On sort les quantités du fichier et on pose l’écart en face. Tout écart supérieur au seuil que vous vous fixez se recompte. Ceux qui persistent reçoivent une cause écrite.
- Corriger le stock et garder la trace. On rectifie le fichier, on valorise, et on archive les feuilles signées. Le Code de commerce demande dix ans de conservation des pièces justificatives, et vos feuilles de comptage en font partie.
L’étape que tout le monde saute, et qui coûte l’année suivante
Relisez l’étape 4. Expliquer avant de corriger.
Dans la plupart des PME, l’inventaire se termine à l’étape 5. On écrase la quantité du fichier par la quantité comptée, on est content d’avoir un stock juste, et on ferme le classeur. Le stock est juste ce soir là. Il ne le sera plus dans trois semaines, parce que la mécanique qui l’a faussé n’a pas bougé d’un millimètre.
Sur l’ampleur du problème, il existe une mesure sérieuse. Nicole DeHoratius et Ananth Raman ont audité près de 370 000 fiches de stock dans 37 magasins d’une même enseigne. 65 % des fiches ne correspondaient pas au comptage physique. C’est de la distribution et non une PME de négoce, mais le mécanisme est le même, et il est plus dur chez vous, où personne n’a le temps de compter.
Les causes se répètent, et elles se rangent dans un tout petit nombre de cases.
| La cause | En clair | Ce qui l’arrête |
|---|---|---|
| Sortie non saisie | un dépannage client pris entre deux portes | saisir au moment du geste, pas le soir |
| Erreur d’unité | le carton de 12 compté comme 1 pièce | l’unité écrite sur la feuille |
| Double rangement | la même référence à deux endroits | compter par zone, pas par liste |
| Retour client | remis en rayon sans passer par le fichier | un seul point d’entrée pour les retours |
| Casse et perte | jetée sans document | une ligne casse, même à la louche |
| Réception partielle | 8 reçus sur 10 commandés, saisie de 10 | compter avant de signer le BL |
La dernière ligne mérite un mot. Beaucoup d’écarts de stock ne naissent pas dans l’entrepôt, ils naissent à la réception, quand on signe un bon de livraison sans compter. Je détaille ce contrôle dans le modèle de bon de livraison.
En logistique humanitaire, j’ai fait des inventaires dans des entrepôts où le stock valait plus que le budget annuel d’une petite ONG. On avait une règle simple, la feuille de comptage ne portait jamais la quantité attendue. Un jour, un collègue a imprimé les feuilles avec les quantités théoriques pour aller plus vite. On a bouclé l’inventaire en deux fois moins de temps, avec zéro écart. Trois mois après, un contrôle ponctuel a montré des écarts partout. On avait compté des chiffres, pas des cartons.
L’inventaire tournant, compter un peu tout le temps
L’inventaire tournant consiste à compter quelques références chaque semaine, de façon à couvrir tout le catalogue sur douze mois. Il satisfait l’obligation légale, et il change complètement ce que l’inventaire vous apprend.
La règle de priorité est simple, on compte souvent ce qui bouge et ce qui vaut cher.
| Famille | Ce que c’est | Fréquence de comptage |
|---|---|---|
| A | les références qui font l’essentiel de vos sorties ou de votre valeur | tous les mois ou tous les deux mois |
| B | le milieu du catalogue | deux à quatre fois par an |
| C | les références lentes, la longue traîne | une fois par an suffit |
Une PME avec 400 références qui compte 10 lignes par semaine couvre tout son catalogue en un an, sans fermer une seule journée, et détecte une dérive en quelques semaines au lieu de onze mois. Le calcul de vos seuils de réapprovisionnement en dépend directement, et je montre pourquoi dans le calcul du point de commande et du stock de sécurité.
Quand un agent reprend le relais
Le comptage restera toujours physique, personne ne comptera vos cartons à votre place. Ce qui peut sortir de vos mains, c’est tout ce qu’il y a autour.
Un agent posé sur vos outils existants tient le planning de comptage et vous dit chaque lundi quelles références sont à compter cette semaine, rapproche la feuille rendue avec le fichier, calcule et valorise les écarts, et surtout garde l’historique des causes pour vous montrer, au bout de trois mois, que 40 % de vos écarts viennent d’un seul type de geste. C’est le métier de Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, et la façon dont je l’installe, de l’audit à l’agent en service, est dans l’offre.
Ce que vous récupérez
Le gain le plus visible est le samedi rendu à l’équipe, et la fin de la fermeture de fin d’année. Ce n’est pas le plus important.
Le vrai gain est en amont. Un stock fiable toute l’année, c’est un seuil de réapprovisionnement qui se déclenche au bon moment, donc moins de ruptures et moins de surstock, deux postes que je chiffre dans le vrai coût de la gestion de stock sur Excel. Et c’est une marge juste, parce qu’un stock faux fausse aussi la valeur de ce que vous détenez.
Le kit d’inventaire est à vous. Commencez par la feuille de comptage, sans les quantités théoriques, sur une seule allée. Vous verrez tout de suite ce que votre fichier ne vous dit pas.